Create a process flow diagram to kickstart your plans

Een eenvoudig processchema met Post-it® Brand

Een stapsgewijze aanpak voor optimalisatie.


In bepaalde gevallen is visualiseren de beste manier om de stappen in een proces te plannen/optimaliseren. Het eenvoudige processchema biedt een handige methode om het reilen en zeilen van je systeem in kaart te brengen.

Wil je weten hoe een systeem kan worden ingevoerd of verbeterd? Een eenvoudig processchema is een effectieve wijze om je proces in kaart te brengen en vast te leggen hoe een bepaalde taak wordt uitgevoerd. Begin door een klein team bij elkaar te brengen dat bekend is met het proces, zoek een leeg stukje muur op, pak wat schrijfmateriaal en gebruik grofweg de volgende richtlijnen:

  • 1

    Maak een legenda om je proces in kaart te kunnen brengen:
    a. uitgerekte cirkels symboliseren doorgaans het begin en/of eind van een proces
    b. rechthoeken geven instructies of acties aan
    c. diamanten geven aan waar beslissingen moeten worden gemaakt

    Deze symbolen worden met elkaar verbonden door pijlen, die laten zien in welke richting het proces stroomt.

                                     Maak een legenda om je proces in kaart te kunnen brengen

  • 2

    Vraag het team waar de focus ligt bij het processchema. Breng je een distributiekanaal in kaart? Een goedkeuringsprocedure? Enz. Plaats deze focus bovenaan je schema en geef elk teamlid enkele minuten de tijd om de belangrijkste stappen binnen dat proces op te schrijven om die focus te bereiken.

  • 3

    Begin met je schema door een uitgerekte cirkelvorm te tekenen op een Post-it® Note en label die met 'Start'.

  • 4

    Ga door naar de eerste actie/vraag en gebruik de rechthoekige of diamantvorm, afhankelijk van jouw scenario. Schrijf de actie/vraag op en verbind die door middel van een pijl met de 'Start'-vorm. (Hint: gebruik Post-it® Super Sticky etiketten op rol om je pijl te creëren, zodat je die makkelijk kunt aanpassen als je schema wijzigt.)

    Ga door naar de eerste actie/vraag en gebruik de rechthoekige of diamantvorm, afhankelijk van jouw scenario.

  • 5

    Ga zo door voor het gehele proces. Leg je acties en besluiten vast in de volgorde zoals ze plaatsvinden en registreer eventuele resoluties naar aanleiding van besluiten. Sommige besluiten hebben twee (of meerdere) verschillende uitkomsten, die verschillende paden inslaan - breng ze allemaal in kaart. Verbind alle acties en besluiten met een pijl.

  • 6

    Als je het hele proces in kaart hebt gebracht, plaats je een uitgerekte cirkel aan het eind, welke je met 'Finish' labelt.

    Label het met finish

  • 7

    Laat je team het schema kritisch bekijken. Zijn er manieren om je proces te verbeteren? Moeten er bijkomende stappen worden toegevoegd? Worden de juiste mensen op de juiste plaatsen ingezet? Vanaf dit punt kun je nieuwe invalshoeken krijgen over de efficiëntie van je organisatie.

samenwerking proces etiketten_op_rol notes meeting_notes

TAGS
    MEER TIPS & IDEEËN?

    Ja, ik ontvang graag regelmatig aanbiedingen en informatie van Post-it®!


    Volg Post-it® Brand:
    3M, Post-it® en de kleur Canary Yellow™ zijn handelsmerken van 3M.
    Wijzig land
    Nederland - Nederlands